เคยสงสัยไหมว่าเบื้องหลังคอนเสิร์ตสุดปังที่ทำให้เราโดดตามทุกจังหวะ ตะโกนร้องเพลงจนสุดเสียงและสร้างความทรงจำไปอีกนานแสนนานนั้น…มีอะไรซ่อนอยู่? บอกเลยว่าการเนรมิตโชว์ดี ๆ สักงานไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด แค่ต้องมีการวางแผนที่เฉียบคมและรอบด้าน ดังนั้น ในบทความนี้ UOB LIVE พร้อมตอบคำทุกคำถามที่คนอยากจัดคอนเสิร์ตต้องรู้! เพื่อให้งานออกมาราบรื่นไร้สะดุด และมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับทุกคนที่ก้าวเข้าสู่คอนเสิร์ตของคุณ พร้อมแล้ว…ไปดูเช็กลิสต์กันเลย!
9 สิ่งที่ผู้จัดต้องรู้ ก่อนเริ่มจัดคอนเสิร์ต
มาดูกันว่า 9 สเต็ปสำคัญที่จะเปลี่ยนไอเดียในหัวคุณให้กลายเป็นคอนเสิร์ตสุดประทับใจมีอะไรบ้าง
1. กำหนดคอนเซ็ปต์และวัตถุประสงค์
เช็กลิสต์แรกที่ต้องเคลียร์ คือการตอบคำถามสำคัญให้ได้ว่า เราจัดงานนี้ไปทำไม? ใครคือคนที่เราอยากให้มาดู? และอยากให้บรรยากาศของงานออกมาเป็นแบบไหน? ภาพในหัวต้องชัดเจนตั้งแต่ต้น ไม่ว่าจะเป็นคอนเสิร์ต EDM สุดมันส์ให้สายแดนซ์ได้ปลดปล่อย คอนเสิร์ตเพลงป๊อปสดใสเอาใจวัยรุ่นหรือแม้แต่คอนเสิร์ตการกุศลที่อิ่มทั้งบุญ อิ่มทั้งใจ เพราะคอนเซ็ปต์นี่แหละคือเข็มทิศที่จะนำทางทุกการตัดสินใจต่อไปนั่นเอง
2. การวางแผนงบประมาณ
การวางแผนงบประมาณ คือแผนที่สู่ความสำเร็จที่จะช่วยให้คุณไม่หลงทางและควบคุมทุกอย่างได้อยู่หมัด ลองมาแจกแจงค่าใช้จ่ายหลักที่ต้องเจอแน่ ๆ กัน ได้แก่
- ค่าสถานที่ (Venue Costs) ไม่ใช่แค่ค่าเช่า แต่ยังรวมถึงค่าประกันความเสียหาย และอาจมีค่าทีมงานของสถานที่ด้วย
- ค่าตัวศิลปินและทีมงาน (Artist & Crew Fees) งบก้อนใหญ่สำหรับแม่เหล็กของงาน ทั้งค่าจ้างศิลปิน, นักดนตรี, ผู้จัดการและทีมงานหลังบ้านทั้งหมด
- ค่าโปรดักชัน (Production Costs) ส่วนประกอบสำคัญที่สร้างความอลังการ ทั้งเวที ระบบแสง สี เสียงคุณภาพสูง จอ LED และ Special Effects ต่าง ๆ
- ค่าการตลาดและประชาสัมพันธ์ (Marketing & PR Costs) ทำให้โลกรู้ว่าคอนเสิร์ตของคุณกำลังจะเกิดขึ้น ทั้งค่าโฆษณาทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ ค่าจ้าง Influencer ช่วยโปรโมต ไปจนถึงค่าออกแบบ Artwork สวย ๆ
- ค่าทีมงานในวันงาน (Event Staffing Costs) ทีมงานด่านหน้าที่จะทำให้ทุกอย่างราบรื่น เช่น ทีมการ์ดรักษาความปลอดภัย ทีมพยาบาล ทีมอำนวยความสะดวกผู้ชม เป็นต้น
- ค่าใช้จ่ายแฝงและงบฉุกเฉิน (Contingency & Miscellaneous) กันเหนียวไว้ก่อน! ควรมีงบสำรองเผื่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันไว้อย่างน้อย 10 – 15% ของงบประมาณทั้งหมด
3. เลือกศิลปินและวงดนตรี
เมื่อคอนเซ็ปต์ชัด งบประมาณพร้อมก็ถึงเวลาเลือกตัวเองของงาน การเลือกศิลปินต้องตอบโจทย์คอนเซ็ปต์และกลุ่มเป้าหมายที่วางไว้ ลองลิสต์รายชื่อศิลปินที่ใช่ แล้วเริ่มเช็กคิวว่างและเจรจาต่อรองเบื้องต้น เพื่อหาคนที่ลงตัวกับงานเรามากที่สุด
4. เลือกสถานที่จัดคอนเสิร์ตที่ใช่ ตอบโจทย์ทุกมิติ
สถานที่เปรียบเสมือนบ้านของคอนเสิร์ต การเลือกบ้านที่ใช่จะช่วยยกระดับประสบการณ์ของผู้ชมได้อย่างมหาศาล ซึ่งการเลือกสถานที่จัดงานนั้นก็มีหลากหลายปัจจัยให้พิจารณาเช่นกัน ไก้แก่
- ความจุของสถานที่ (Capacity) สถานที่จัดงานควรมีขนาดและความจุที่เหมาะสม รองรับจำนวนผู้ชมตามที่วางแผนไว้ได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ทั้งผู้ชมและทีมงานสามารถเคลื่อนไหวภายในพื้นที่ได้อย่างสะดวก
- การเดินทาง (Accessibility) ควรเลือกสถานที่ที่เดินทางได้สะดวก อยู่ในทำเลที่เข้าถึงง่าย มีระบบขนส่งสาธารณะรองรับ และมีที่จอดรถเพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมงาน เพื่อช่วยลดปัญหาความแออัดและอำนวยความสะดวกให้กับทุกคนที่มาร่วมงาน
- สิ่งอำนวยความสะดวกและเทคโนโลยี (Facilities & Technology) ระบบแสง เสียง และอุปกรณ์พื้นฐานของสถานที่ควรมีความพร้อม รองรับการจัดโปรดักชันระดับใหญ่ได้อย่างราบรื่น รวมถึงมีห้องพักศิลปินที่เพียบพร้อม และโครงสร้างที่เอื้อต่อการติดตั้งอุปกรณ์เพิ่มเติมในกรณีที่ต้องเสริมเทคโนโลยีเฉพาะทาง
และแน่นอนว่า ถ้าจะหาสถานที่จัดคอนเสิร์ตมาตรฐานสากลที่ตอบโจทย์ครบทุกมิติ UOB LIVE ณ ศูนย์การค้า EMSPHERE คือตัวเลือกที่ตอบโจทย์ทุกข้อ ด้วยความจุสูงสุด 6,000 ที่นั่ง การเดินทางสะดวกสบายใจกลางสุขุมวิท พร้อมเทคโนโลยี L-Acoustics K2 และห้อง Artist Lounges ระดับเวิลด์คลาส ที่พร้อมมอบประสบการณ์สุดพิเศษให้ทั้งศิลปินและผู้ชม ทั้งหมดนี้ทำให้ UOB LIVE ไม่ใช่แค่สถานที่จัดคอนเสิร์ต แต่คือจุดหมายปลายทางของโชว์คุณภาพ ที่พร้อมเนรมิตทุกไอเดียให้กลายเป็นจริง และส่งต่อความประทับใจในทุกมิติของประสบการณ์การแสดงสด ทั้งสำหรับทีมงาน ศิลปินและผู้ชมทุกคน
5. โปรดักชัน
เปลี่ยนแผนในกระดาษให้กลายเป็นความจริง ทั้งในส่วนของการสร้างสรรค์โปรดักชันสุดตระการตา และการโปรโมตให้คอนเสิร์ตเป็นที่รู้จักในวงกว้าง ขั้นตอนนี้เรียกได้ว่า เป็นหัวใจสำคัญของการดึงดูดและตรึงใจผู้ชม เริ่มตั้งแต่การออกแบบเวที แสง สี เสียง ให้สอดรับกับ Mood & Tone ของศิลปิน ไปจนถึงการเลือกทีมงานมืออาชีพที่สามารถถ่ายทอดวิสัยทัศน์ของโชว์ให้ออกมาได้อย่างไร้ที่ติ
6. เตรียมงานโปรดักชัน เวที แสง สี เสียง
ประสบการณ์คอนเสิร์ต คือโปรดักชันที่น่าตื่นตาตื่นใจ การทำงานร่วมกับทีมโปรดักชันมืออาชีพเพื่อออกแบบเวที แสง สี เสียงและสเปเชียลเอฟเฟกต์ต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับคอนเซ็ปต์และโชว์ของศิลปิน คือสิ่งที่จะสร้างความว้าวและความทรงจำให้กับผู้ชมได้อย่างไม่รู้ลืม
7. การขอใบอนุญาต
การดำเนินการขอใบอนุญาตไม่เพียงเป็นเรื่องของข้อกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเป็นภาพลักษณ์ของความน่าเชื่อถือและความพร้อมของผู้จัดงานอีกด้วย โดยทั่วไปแล้วใบอนุญาตที่จำเป็นอาจรวมถึงการใช้เสียงในที่สาธารณะ การขอใช้พื้นที่ การจัดการจราจร หรือแม้กระทั่งการขออนุญาตจำหน่ายสินค้าและเครื่องดื่มในบริเวณงาน การละเลยหรือข้ามขั้นตอนเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อการจัดงานในภาพรวม หรือสร้างปัญหาในวันที่จัดจริงได้
8. วางกลยุทธ์โปรโมตและจำหน่ายบัตร
คอนเสิร์ตดีแค่ไหน ถ้าไม่มีใครรู้ก็ไร้ความหมาย! การโปรโมตจึงต้องเริ่มต้นให้ไว วางแผนครอบคลุมทุกช่องทาง ทั้งออนไลน์อย่าง Social Media, เว็บไซต์, การร่วมงานกับ Influencer และออฟไลน์ เช่น ป้ายโฆษณา สื่อสิ่งพิมพ์ หรือแม้แต่กิจกรรม PR แบบเจาะกลุ่ม สร้างแรงกระเพื่อมตั้งแต่เนิ่น ๆ ด้วยกลยุทธ์ Early Bird Promotion หรือสิทธิพิเศษเฉพาะกลุ่ม เพื่อกระตุ้นการตัดสินใจซื้อในช่วงแรก จากนั้นทยอยปล่อยคอนเทนต์หรือกิจกรรมที่ช่วยรักษากระแสอย่างต่อเนื่อง
นอกจากนี้ ยังรวมไปถึงระบบจำหน่ายบัตร ต้องเลือกแพลตฟอร์มที่น่าเชื่อถือ ใช้งานง่าย รองรับปริมาณผู้เข้าใช้งานจำนวนมากได้อย่างเสถียร เพื่อให้แฟน ๆ ได้ประสบการณ์ที่ราบรื่นตั้งแต่คลิกแรกจนถึงวันที่ได้ชมโชว์จริง
9. เตรียมความพร้อมก่อนวันแสดงจริง (Final Preparations for D-Day)
โค้งสุดท้ายก่อนที่ประตูจะเปิด! คือการตรวจสอบเช็กลิสต์ทุกอย่างเพื่อให้วันงานจริงดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุด
- จัดหาทีมงานและประสานงาน ย้ำเตือนและยืนยันความพร้อมของทีมงานหน้างานทุกส่วน ทั้งทีมลงทะเบียน ทีมรักษาความปลอดภัย ทีมพยาบาลและทีมอำนวยความสะดวก พร้อมแผนผังการทำงานที่ชัดเจน
- จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกและความปลอดภัย เตรียมความพร้อมเรื่องห้องน้ำ จุดจำหน่ายอาหารและเครื่องดื่ม และที่สำคัญที่สุดคือการวางแผนรักษาความปลอดภัย จุดปฐมพยาบาลและเส้นทางหนีไฟฉุกเฉิน ในกรณีที่อาจจะเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดขึ้นได้
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการจัดคอนเสิร์ต
จัดคอนเสิร์ตต้องใช้เงินลงทุนประมาณเท่าไหร่?
งบประมาณขึ้นอยู่กับขนาดของงาน ตั้งแต่หลักแสนสำหรับงานสเกลเล็ก ๆ ในคลับ ไปจนถึงหลายสิบล้านบาทสำหรับคอนเสิร์ตสเกลสเตเดียม โดยปัจจัยหลักที่มีผลต่องบประมาณมากที่สุดคือค่าตัวศิลปินและค่าเช่าสถานที่
ต้องเริ่มวางแผนจัดคอนเสิร์ตล่วงหน้านานแค่ไหน?
สำหรับคอนเสิร์ตขนาดกลางถึงใหญ่ ควรเริ่มวางแผนอย่างน้อย 6 – 12 เดือนล่วงหน้า เพื่อให้มีเวลาเพียงพอในการจองคิวศิลปิน, ล็อกสถานที่ที่ต้องการ และมีเวลาทำการตลาดเพื่อสร้างการรับรู้ได้อย่างเต็มที่
เลือกสถานที่จัดคอนเสิร์ตอย่างไรให้เหมาะสมที่สุด?
ควรพิจารณาจาก 3 ปัจจัยหลัก ได้แก่ ขนาดและความจุ ที่เหมาะสมกับจำนวนผู้ชมเป้าหมาย การเดินทางที่สะดวกสบาย เข้าถึงง่ายด้วยระบบขนส่งสาธารณะ และสิ่งอำนวยความสะดวกและเทคโนโลยีที่ครบครัน ซึ่ง UOB LIVE มีความพร้อมอย่างยิ่งในการรองรับคอนเสิร์ตระดับโลกด้วยปัจจัยเหล่านี้
จัดคอนเสิร์ตต้องขออนุญาตอะไรบ้าง?
โดยทั่วไปอาจต้องมีการขออนุญาตใช้เสียงจากหน่วยงานท้องถิ่น และหากมีการจำหน่ายเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ก็จำเป็นต้องมีใบอนุญาตที่เกี่ยวข้อง ซึ่งผู้ให้บริการสถานที่มืออาชีพส่วนใหญ่มักจะให้คำแนะนำที่ถูกต้องในส่วนนี้ได้
จัดคอนเสิร์ตอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ?
หัวใจสำคัญของความสำเร็จประกอบด้วย การเลือกศิลปินที่ใช่และตรงใจกลุ่มเป้าหมาย การเลือกสถานที่ที่มอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้ผู้ชม กลยุทธ์การโปรโมตที่มีประสิทธิภาพเข้าถึงแฟน ๆ ได้จริง และการบริหารจัดการหน้างานที่ราบรื่นไร้ที่ติ
สรุปบทความ
การจัดคอนเสิร์ตเป็นมากกว่าแค่การแสดงดนตรี แต่คือการสร้างประสบการณ์ที่น่าจดจำให้กับผู้ชมทุกท่าน ตั้งแต่ก้าวแรกที่เดินเข้ามาในฮอลล์ จนถึงวินาทีสุดท้ายของโชว์ การวางแผนที่ดีและรอบคอบจึงเป็นหัวใจสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จ และการเลือกพาร์ทเนอร์และสถานที่ที่ “ใช่” ก็เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง
หากคุณกำลังมองหาสถานที่จัดคอนเสิร์ตที่เพียบพร้อมด้วยมาตรฐานระดับโลก เดินทางสะดวกใจกลางเมือง และพร้อมมอบประสบการณ์สุดพิเศษให้กับทั้งผู้จัดและผู้ชม UOB LIVE คือคำตอบที่ใช่สำหรับคุณ ติดต่อทีมงานของเราเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมได้แล้ววันนี้!
